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1. April 2019

Elektronische Rechnung (E-Rechnung) in ab-data

Die E-Rechnung wird zum festen Bestandteil des digitalen Workflows im ab-data Web Finanzwesen.

Die Elektronische Rechnung (E-Rechnung) kommt. Mit seiner neuen, ganzheitlichen E-Rechnungslösung bietet ab-data ein revisionssicheres und nachhaltiges Workflow-Konzept an.

Die Elektronische Rechnung (E-Rechnung) kommt. Sie soll die Digitalisierung vorantreiben, Prozesse beschleunigen und die Wirtschaftlichkeit erhöhen. Die Rechtsgrundlage liefert das sog. E-Rechnungsgesetz, das 2017 die Vorgaben der Europäischen Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht umgesetzt hat. Damit existiert eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland und Europa. Die neuen Regeln betreffen ab November 2019 auch die deutschen Kommunen. Die damit einher gehenden Anforderungen sind vielfältig. Der Velberter Spezialist für digitale Finanzprozesse ab-data bietet für sein gleichnamiges Finanzwesen einen revisionssicheren und nachhaltigen Workflow zur E-Rechnungsumsetzung an.

Die Definition der Elektronischen Rechnung (E-Rechnung)

Die Europäische Richtlinie 204/55/EU definiert die Anforderungen an den elektronischen Rechnungsstandard: Es handelt sich um ein elektronisches Dokument, das in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt und angenommen wird und so eine automatische und digitale Verarbeitung ermöglicht. Die elektronische Rechnung hat dabei die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen wie eine Papierrechnung. Die maßgeblichen Ziele der E-Rechnung lauten Standardisierung, Automatisierung, Beschleunigung, Vereinfachung und Kostensenkung des Rechnungsworkflows.

Die E-Rechnung schreibt spezielle Datenformate vor. Hierzu zählen strukturierte Datenformate (X-Rechnung, EDI, XML) sowie hybride Datenformate (ZUGFeRD, PDF/A); unstrukturierte Datenformate mit rein bildhafter Darstellung der Rechnung (.tif-, .jpg- oder .pdf-Format) sind nicht zugelassen. Bevorzugtes Rechnungsformat ist die X-Rechnung.

Die neuen gesetzlichen Grundlagen verpflichten alle Lieferanten gegenüber öffentlichen Auftraggebern ab November 2020 zu einer elektronischen Rechnungsstellung. Grundsätzlich zugelassen werden E-Rechnungen im kommunalen Umfeld jedoch bereits ab November 2019. Ausgenommen davon sind u.a. Direktaufträge mit einem Auftragswert von maximal 1.000,00 Euro netto.

Die Auswirkungen der E-Rechnung

Die Verpflichtung zur E-Rechnung wird den Digitalisierungsgrad des Rechnungseingangs in öffentlichen Behörden hohe Dynamik verleihen. In vielen Verwaltungen erfolgt dieser bis dato immer noch analog in Papierform. Gleichwohl haben immer mehr Kommunen zuletzt den postalischen Rechnungseingang mit OCR-gestützter Scanstrecke digitalisiert und im besten Fall mit Validierung und Indizierung in das intgrierte Finanzwesen übergeben bzw. revisionssicher archiviert.

Die E-Rechnung erhöht die Anforderungen zusätzlich. Denn auch die E-Rechnung muss die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit der Rechnung garantieren. § 14 UStG schreibt dazu entsprechende Kontrollverfahren zur Gewährleistung eines verlässlichen Prüfpfads zwischen Rechnung und Leistung vor, die auch mittels qualifizierter elektronischer Signatur oder elektronischem Datenaustausch sichergestellt werden können. Dabei muss sichergestellt sein, dass eine eingehende E-Rechnung in Form eines XML-Streams nicht manipulativ veränderbar ist.

Die E-Rechnungslösung von ab-data

Das Velberter Unternehmen ab-data hat sich auf die Digitalisierung kommunaler Finanzprozesse spezialisiert. Das Systemhaus verzichtet bewusst auf applikationsbezogene Individualentwicklungen, sondern setzt stattdessen auf ganzheitliche Beratungskonzepte. Denn erst durch die Schaffung verwaltungsweit automatisierter Prozesse lassen sich alle Vorteile des E-Invoicing umfassend nutzen.

Hierzu zählt u.a. die nachhaltige Integration der eigenen ab-data Finanzsoftware mit einer revisionssicheren ECM-/DMS-Lösung bei Rechnungseingang, Workflow, digitaler Signatur und Archivierung. Dieser Ansatz sorgt für eine zentrale Rolle der ECM-/DMS-Lösung, die später im Zuge der E-Aktenverwaltung auch für weitere Fachverfahren mit einem gemeinsamen Workflow-, Archiv- und Signaturkonzept ohne Schnittstellen und doppelte Datenhaltung skalierbar ausgebaut werden kann.

Mit diesem ganzheitlichen Ansatz stellt ab-data zugleich sicher, dass eingehende E-Rechnungen unversehrt, unverändert und lesbar über einen zentralen digitalen Eingang erfasst und weiterverarbeitet werden können – und zwar direkt auf Basis einer revisionssicheren ECM-/DMS-Lösung.

Eine spezielle Produktbindung an einen ECM-/DMS-Hersteller besteht nicht. Gleichwohl bietet ab-data mit seiner eigenen ECM-/DMS-Erweiterung auf Technologiebasis d.3 eine weitgehend vorkonfigurierte Lösung des Herstellers codia/d.velop an. Diese kann mit wenig Aufwand schnell implementiert werden. Sie verhilft den Kommunen mit Zeitdruck somit zu einer zeitnahen Erfüllung der neuen gesetzlichen Anforderungen im Bereich der E-Rechnung.