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5. Februar 2020

Erfolgreiche ab-data Einführungen in Nordthüringen

In weniger als drei Monaten hat eine Bietergemeinschaft der ab-data die IT-Infrastruktur des IT-Verbundes Nordthüringen erfolgreich ausgetauscht.

In weniger als drei Monaten gelang einer Bietergemeinschaft der ab-data eine erfolgreiche Umstellung der IT-Infrastruktur des IT-Verbundes Nordthüringen.

Die Aufgabe war herausfordernd – und sie wurde erfolgreich bewältigt. Anfang Oktober 2019 erhielt eine Bietergemeinschaft des Kommunalen Systemhauses ab-data den Vergabezuschlag für eine Erneuerung der nahezu kompletten Hard- und Softwarelandschaft des IT-Verbundes Nordthüringen. Gut zwei Monate später folgten die ersten Originalbetriebe: Die von ab-data u.a. zu liefernden Kernverfahren Finanz- und Meldewesen wurden bereits im Dezember 2019 in den Originalbetrieb termingerecht überführt. Parallel dazu wurde vom Erfurter Partner IBYKUS AG die IT-Infrastruktur erneuert.

Das Ausschreibungsverfahren

Der IT-Verbund Nordthüringen ist ein Zusammenschluss der Gemeinden Stadt Ellrich, Stadt Heringen/Helme, Werther und Kyffhäuserland. Die vom IT-Verbund mit einer Erfurter Anwaltskanzlei Ende April 2019 veröffentliche europaweite Ausschreibung beinhaltete die weitgehend komplette Erneuerung der bestehenden IT-Infrastruktur. Die Laufzeit des Vertrages wurde auf sechs Jahre inkl. Verlängerungsoption ausgelegt.

Anfang Oktober 2019 erteilte der IT-Verbund den Auftrag zur Durchführung des Gesamtprojektes. Bezuschlagt wurde das Angebot der Bietergemeinschaft „ab-data GmbH & Co. KG“ unter Führung des gleichnamigen Velberter Unternehmens mit seinen Systemhauspartnern Archikart Software AG (Lauchhammer), Codia Software GmbH (Meppen) und IBYKUS AG (Erfurt). Der Projektablauf sah aufgrund der nur bis maximal 31.12.2019 zur Verfügung stehenden Vorverfahren ein sehr enges Realisierungsfenster vor.

Die Umsetzung

Die für die Lieferung und Implementierung der IT-Infrastruktur verantwortliche IBYKUS AG sicherte durch die eigenständige Bereitstellung einer äquivalenten Übergangslösung (Server, Storage) die fristgerechten Installationen, Schulungen und Migrationen der Fachverfahren ab. Anfang Dezember wurde die Übergangslösung durch die Komponenten der beauftragten Ziellösung ohne Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebes ersetzt.

Auf dieser Basis konnten bereits im November die Kernverfahren Finanz- und Meldewesen installiert, geschult und getestet werden. Die Originalumstiege inkl. historischer Datenmigrationen wurden termingerecht in allen angeschlossenen Verwaltungen bis Anfang Dezember abgeschlossen. Die Installation und Integration weiterer Fachverfahren wie Lohn & Gehalt und Friedhof folgten. Nicht zeitkritische Aufgaben mit niedrigerer Priorität wurden begonnen, deren konkrete Umsetzung zur Entzerrung des Gesamtprojektes und Entlastung der Mitarbeiter/-innen nach hinten verschoben.

Es enstand am Ende ein leistungsfähiges, hochmodernes kleines Rechenzentrum mit insgesamt 30 (überwiegend virutellen) statt der vormals 11 Server. Die bislang kostenintensiven Netzwerkanbindungen wurden durch schnelle Datenleitungen ersetzt. Schnelle Webanwendungen machen die Verwaltung deutlich effizienter. Zudem wurde ein umfangreicher Schutz der Bürgerdaten erreicht. Dazu implementierte die Bietergemeinschaft eine Vielzahl an Firewalls sowie spezielle Sicherheitskonzepten. Ergänzend dazu erfolgte die Einbindung externer IT-Sicherheitsberater und Datenschutzbeauftragter.

Das Ergebnis

Trotz des Abschaltens der Hard- und Softwarekomponenten des Vorlieferanten zum 31.12.2020 kam es zu keinen ungeplanten Produktionsausfällen. Alle Komponenten wurden trotz Zeitdrucks termingerecht in Betrieb genommen. Die bei der Dimension des Gesamtprojektes sowie der Kürze der Projektlaufzeit zu erwartenden Probleme fielen erfreulich gering aus.

Und ganz nebenbei gab es noch eine Premiere. Denn die umgestellten Kommunen sind die ersten Verwaltungen, die mit den neuen VOIS-Verfahren Melde-/Gewerbewesen und Gebührenkasse des Marktführers HSH in Thüringen arbeiten. Die erfolgreiche Umsetzung des Projektes ist nicht zuletzt deshalb ein starkes Signal für kleinere und mittlere Verwaltungen: Interkommunale Zusammenarbeit kann neue Anforderungen wie OZG, E-Akte und Datenschutz sachgerecht bewältigen.