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8. Januar 2019

Selbstlernende Software ist wirtschaftlich

Auch die Stadtverwaltung Gera vertraut neuerdings auf selbstlernende Finanzsoftware aus dem Hause ab-data.

Auch die Stadtverwaltung Gera vertraut neuerdings auf selbstlernende Finanzsoftware aus dem Hause ab-data.

Die Bundesregierung hat eine Strategie zur künstlichen Intelligenz (KI) verabschiedet. KI wurde damit zu einem der derzeit am meistdiskutierten IT-Themen. Was für die einen Chance und Innovationsmotor ist für die anderen Jobkiller und Angstmacher. Es lohnt sich daher ein Blick in die Praxis. Der Velberter Softwarespezialist ab-data hat bereits Erfahrungen mit der Entwicklung „selbstlernender“ Software gesammelt. Vor anderthalb Jahren im Markt eingeführt, kommt das Modul ELKO mittlerweile bei immer mehr kommunalen Kunden zum Einsatz. So bestellten im Dezember 2018 u.a. der Landkreis Grafschaft Bentheim sowie die Stadtverwaltung Gera die Weblösung Elektronischer Kontoauszug. Der verstärkte Praxiseinsatz des Produktes gibt interessante Einblicke in die sich verändernde Berufswelt. Dabei zeigt sich: Selbstlernende Software ist wirtschaftlich. Das verdeutlicht auch der Erfahrungsbericht der Langenfelder Kassenleiterin Heike Enners.

Berufsalltag ohne Künstliche Intelligenz

Viele Arbeiten unserer Berufswelten sind monoton bzw. schmutzig und auch körperlich anstrengend. Oftmals kann der Faktor Mensch keine weiteren Produktivitätssteigerungen in bestimmten Bereichen mehr erzielen. Volks- und betriebswirtschaftlich wäre es daher ggf. sinnvoll, ohnehin knappe Ressourcen durch den Einsatz künstlicher Intelligenz besser zu steuern.

Die deutsche Bundesregierung fördert den Einsatz künstlicher Intelligenz. Sie will dazu bundesweit z.B. über 100 Professuren für dieses Themengebiet einrichten. Die  Bundesregierung verspricht sich durch den Einatz künstlicher Intelligenz „Informationen zur Entscheidungsfindung beizusteuern“, die ohne sie „nicht in einem adäquaten Zeitrahmen gewonnen werden könnten“.

Selbstlernende Software in kommunaler Finanzwelt

Diesen Ansatz hat auch der Spezialist für kommunale Finanzsoftware ab-data verfolgt. Er hat dazu ein neues Modul für die Abarbeitung von Ein- und Auszahlungen im Kassenbereich entwickelt.

Über die kundenspezifische ex-ante-Definition von Buchungsmustern wird die Software „angelernt“, wie sie mit spezfischen Buchungsfällen umgehen soll. Dabei kann die Software Routinen entwickeln bzw. immer wiederkehrende Fehler automatisch erkennen und beseitigen. Die Software wird so mit jeder Buchung intelligenter. Endkontrolle sowie die Steuerung des Automatisierungsgrades bleiben in der Hand des (menschlichen) Nutzers.

Erfahrungen mit selbstlernender Software in der Praxis

Die 60.000-Einwohner zählende Stadt Langenfeld im Rheinland gehörte mit zu den ELKO-Modellkommunen der ersten Stunde. Sie verfügt daher bereits über umfassende Erfahrungen bei der Beurteilung selbstlernender Software. Kassenleiterin Heike Enners gibt dazu folgenden umfassenden Erfahrungsbericht ab:

„ELKO ist ein wachsendes und lebendiges System, das auch dank anlernbarer Logik immer weiter wächst und bessere Ergebnisse liefert. In einer sehr zeit- und arbeitsintensiven Phase haben wir unsere allgemeingültigen Muster für die Buchungslogik in den Stammdaten hinterlegt. In einer umfangreichen Testphase wurden diese in eine sinnvolle Prüfungsreihenfolge gebracht und mit oP-Prüfungen versehen. Jede fehlerhafte bzw. nicht getroffene Zuordnung führt auch heute noch zu Änderungen, Ergänzungen und neuen Mustern.

Zur Zeit haben wir rund 360 allgemeine Muster (z.B. 19.xxxxx.x) hinterlegt. Über 1.700 individuelle Muster aus Verwendungszwecken wurden gespeichert, die regelmäßig nicht die richtige bzw. unvollständige Angaben seitens des Zahlers enthalten.

Nach 1,5 Jahren Echteinsatz haben wir eine Trefferquote in der Mustererkennung von über 95%. Das bedeutet für jeden Mitarbeiter eine immense Zeitersparnis. Die manuelle Belegverteilung entfällt ebenso wie das monotone Abtippen der Belege. Dadurch werden Fehlerquellen / Suchaufwand praktisch ausgeschlossen. Auch der Abgleich für den Tagesabschluss ist mit wenigen Klicks deutlich vereinfacht. Da bei den oP-Prüfungen Besonderheiten der einzelnen Forderungen berücksichtigt werden, kann auch der Vertreter ohne Probleme einspringen. In den ELKO werden auch alle Informationen des Beleges mit eingelesen und zur Buchung hinterlegt, wodurch auch alle Folgearbeiten deutlich vereinfacht werden.

Bei uns konnte durch den ELKO eine halbe Stelle eingespart werden und die Kolleginnen und Kollegen sind froh über die Reduzierung der monotonen Erfassungsarbeiten und die damit neu gewonnene Zeit, die Sie jetzt intensiver in die Sachbearbeitung fließen lassen können.“

Ergebnis

Wie bei jedem technischen Fortschritt gilt es auch beim Einsatz Künstlicher Intelligenz Chancen zu maximieren und Risiken zu minimieren. Das Einsatzgebiet des Finanzwesen-Moduls ELKO aus dem Hause ab-data zeigt: Selbstlernende Software sorgt für wirtschaftlicheres Arbeiten. Monotone Arbeiten entfallen. Das entlastet hoch qualifizierte Mitarbeiter und MItarbeiterinnen, die nun gezielt andere Aufgaben übernehmen können. In Zeiten knapper (Personal-) Ressourcen ist der Einsatz selbstlernender Software, wie der aus dem Hause ab-data, für alle Beteiligten eine Win-Win-Situation.